Reservations - Reservierungen II

ENGLISH

Today I focus on the indirect reservation through travel agencies and the electronic reservation via the internet.

The indirect reservation can be made by a travel agency. The agency is connected with a hotelreservationsystem (HRS), such as the Global Distribution System (GDS) or the Internet Distribution System (IDS).

To come within the GDS e.g. Amadeus, Apollo, Galileo, Sabre, Worldspan. IDS includes “Wordres” and „Pegasus Eletronic Distribution Network“. 2500 most important and strongest internet portals of the world are listed in there.

Through these systems one can book a room within seconds and get the confirmation as well. International hotel chains are using “Inhouse-reservationssystems” for that.

Certainly there is just a specific content of rooms available because the HRS is not the only distribution channel.

If a guest books a room via a travel agency the agency will look through all the given facts in the system. If there's a proper offer the agency will book. The guest just has to pay the agency, which will give a voucher to the guest for the stay in the hotel as a receipt. After the stay the hotel will charge the agency for the room cost minus the commission.

The central reservationssystem (CRS) is used by individual hotels and hotel chains. This hotel network is bookable via their hotel- or group-website.

The electronic reservation can be booked by the potential guest, a company or a travel agency. The “user” will log on the website and will book a room in the specific hotel. The reservation will be listed immediately in the hotel-EDP, where the reservation staff has to confirm it manual.

To the availability of vacant rooms and the division of the different room categories I will write tomorrow. Moreover I will write about the different ways of reservation tools.

DEUTSCH

Heute beschäftigen wir uns mit der indirekten Reservierung durch z.B. Reisebüros und der elektronischen Reservierung über das Internet.

Die indirekte Reservierung kann durch ein Reisebüro erfolgen. Diese sind mit einem Hotelreservierungssystem (HRS) verbunden, z.B. dem Global Distribution System (GDS) oder dem Internet Distribution System (IDS).

Unter das GDS fallen z.B Amadeus, Apollo, Galileo, Sabre, Worldspan. Das IDS besteht aus „Wordres“ und „Pegasus Eletronic Distribution Network“. Darunter fallen die 2500 stärksten und wichtigsten Internetportale der Welt.

Durch diese Systeme besteht die Möglichkeit sekundenschnell ein Zimmer zu buchen und auch die Buchungsbestätigung zu erhalten. Die internationale Kettenhotellerie nutzt „Inhouse-Reservierungssysteme“.

Natürlich darf auch hier nur ein bestimmtes Kontingent an Zimmern zur Verfügung gestellt werden, denn das HRS ist nicht der einzige Distributionskanal.

Bucht ein Gast ein Zimmer über das Reisebüro, gibt das Reisebüro alle Daten in den Computer ein, um dann passende Ergebnisse vom System zu erhalten. Der Gast zahlt im Reisebüro die Kosten und erhält im Gegenzug einen Voucher (Gutschein) vom Reisebüro, sozusagen als Quittung zur Vorlage im Hotel. Nach der Abreise des Gastes stellt das Hotel dem Reisebüro die Kosten für die Übernachtung minus der Vermittlungsprovision in Rechnung.

Das Zentrale Reservierungssystem (ZRS) nutzen Individualhotels und Hotelketten. Die Hotelnetzwerke können über sogenannte Hotel- oder Groupwebseiten gebucht werden.

Die elektronische Reservierung kann direkt vom potentiellen Gast, einer Firma oder einem Reisebüro online eingegeben werden. Der „Nutzer“ loggt sich mittels eines Passwort ein und bucht sich direkt ein Zimmer in dem ausgesuchten Hotel. Diese Reservierung geht direkt in die Hotel-EDV ein und muss nur noch manuell vom Hotel bestätigt werden.

Zur Verfügbarkeit freier Zimmer und die Unterteilung der Zimmerkategorien komme ich morgen. Dabei werde ich auch die verschiedenen Reservierungsmittel vorstellen.

Reservations - Reservierungen

ENGLISH

This week I have the focus on the topic „reservations at a hotel“.

The contributions can be used as book of references as well as task to learn. By the end of the week all contributions result in a overall picture to see into the topic.

The department reservations is part of the front desk. These departments work hand in hand.

The information request of a reservation may include the reservation. The request can happen written as letter, E-Mail or Fax as well as spoken via telephone. Moreover the request is helpful for the potential guest to get more information about the hotel or to check the availability of rooms for the period he would like to stay.

The information about the hotel are available at the homepage of the hotel as brochure to download. Certainly it is not just the brochure which will leave the guest to stay. Moreover hotel assessments on the internet and virus marketing via friends are more common.

There are three ways of communication to reserve a room in a hotel.

1. Direct reservation via telephone as well as written without using a third party.

2. Indirect reservation, for example travel agencies. They are using reservation systems such as Global Distribution Systems (GDS), Central Reservation Systems (CRS) and Internet Distribution Systems (IDS).

3. Electronic Reservation via Internet

The reservation is a pre-order for a service in a hotel, for example lodgings or banquet.

Direct reservations are made by the individual guest, a company, a travel business, a travel agency, a reservation system or a reservation corporation. The possibilities to book are the same as for the request. Certainly the hotel must have a written confirmation of the reservation in case the guest will not show. The hotelier can book a “No-Show-bill”.

The “tentative reservation” is just the option to reserve a room in a period. In hotel business it's used for staff, which will reserve a room for family members for special conditions. The content can be limited to 20% of the rooms, because of the cost for the hotelier.

In small hotels the receptionist and the guest are in contact over the whole process of reservation. In big hotels and hotelgroups they have a department for the reservations.

The staff has to work very precisely if they have oral requests in order to avoid mistakes in writing the guests name, the address and the telephone or fax number.

Tomorrow we will have a look at the second point of reservation: Indirect reservation.

DEUTSCH

Diese Woche werde ich mich mit dem Thema „Reservierung im Hotel“ beschäftigen.

Die Beiträge können sowohl als Nachschlagewerk, wie auch als Lerneinheit dienen. Ende der Woche ergeben die Beiträge ein Gesamtbild, um einen Einblick in das Thema zu geben.

Die Abteilung Reservierung ist ein Teil des Hotelempfangs. Beide Abteilungen müssen sehr eng zusammenarbeiten.

Die Anfrage der Reservierung kann mit der Reservierung gekoppelt sein. Anfragen können schriftlich per Brief, Email oder Fax, oder auch mündlich per Telefon erfolgen. Die Anfrage dient dem potentiellen Gast sich über das Hotel zu informieren und sich nach dem verfügbaren Buchungszeitraum zu erkundigen.

Informationen über das Hotel findet man heutzutage auf der Internetseite des Hotels, meist als Broschüre zum Download. Natürlich spielen für die Auswahl des Hotels auch Hotelbewertungen im Internet sowie die Mundpropaganda von Freunden eine große Rolle.

Es gibt drei Kommunikationsmöglichkeiten für Zimmerreservierungen im Hotel.

1. Die direkte Reservierung telefonisch, wie auch schriftlich ohne Einschaltung Dritter.

2. Die indirekte Reservierung durch z.B. Reisebüros. Diese nutzen bestimmte Reservierungssysteme, wie z.B. das Global Distribution System (GDS), Zentrales Reservierungssystem (ZRS) und das Internet Distribution System (IDS).

3. Die elektronische Reservierung über das Internet

Die Reservierung ist die Vorbestellung einer Leistung im Hotel, wie z.B. Logisbereich oder Bankettbereich.

Die direkte Reservierung erfolgt durch den individuellen Gast, eine Firma, einen Reiseveranstalter, ein Reisebüro, ein Reservierungssystem oder eine Reservierungsgesellschaft. Die Möglichkeiten der Reservierung sind die Gleichen, wie bei der Anfrage. Natürlich ist für das Hotel darauf zu achten eine schriftliche Bestätigung zu haben, falls der Gast nicht anreist. Somit kann der Hotelier eine „No-Show-Rechnung“ verbuchen.

Eine „tentatitve Reservierung“ ist nur eine Option ein Zimmer für einen bestimmten Zeitraum buchen zu können. Die tentative Reservierung kann auch für Hotelmitarbeiter ausgesprochen werden, die hotelintern Familienangehörige zu besonderen Konditionen unterbringen möchten. Das Kontent kann sich, je nach Hotel auf bis zu 20% der Zimmer beschränken, da sonst die Kosten für den Hotelier überwiegen würden.

In kleinen Hotels besteht der Kontakt von der Anfrage über die Reservierung bis zum Check-In zwischen dem Rezeptionist und dem Gast. In größeren Hotels oder Hotelketten gibt es eine eigene Reservierungsabteilung.

Bei Anfragen und Reservierungen die telefonisch bzw. mündlich angenommen werden müssen die Mitarbeiter immer auf die korrekte Schreibweise des Namens, der Anschrift und der Telefon- bzw. Faxnummer achten. Somit wird Missverständnissen vorgebeugt.

Morgen beschäftigen wir uns mit dem zweiten Punkt: Der indirekten Reservierung.