ENGLISH
I will present the availability of vacant rooms and the division of the different room categories. I will write about the different ways of reservation tools as well.
As reservation tools we have the main computer, wall charts, room letting plan and for medium-sized hotels the whitney-system.
Since hotels are working with electronic tools I will show you the main computer- and the whitney-system.
Wall charts will be arranged with printed room letting plans. Horizontal they will show the month and the date from the 1st to the 30th respectively the 31st. Vertical it shows the roomnumbers and the room data. The existing occupation with the arrival and the departure will be showed exactly.
The whitney-system assign a room to guest when he checks in.
The control plan for reservations shows the available rooms and the rack of reservations is the preliminary planning for reservations. Moreover the rack of rooms will show the occupied or available rooms. The list of names, information rack, will show the name of the guest in alphabetical, numerical and chronological order. The portier, the executive housekeeper and the telephonist are using that list. The key- and mail-rack is useful to keep the keys and mails for the clients in a proper order.
These are the cornerstones of the whitney-system.
The main computer can indicate the reservations as categories or rooms. The usage of the categories is more common to implement the wishes of the guests. E.g. twin room with bath. But the breakdown in categories will show the rooms available. Through the electronic process the computer can optimize the room occupancy. The hotel can act immediately if a group would like to have rooms now, because one can see the categories, room occupancy and rates.
Besides the hotelier can also see the placing of contingents. Which contingents are still running? Which will finish soon? And which reservations have to be canceled? Through the control of contingents one can take over-bookings. More useful if some contingents are about to finish and one can see that the rooms are not booked yet. The hotelier can sell more contingents to rise the bookings to get the optimum of occupancy rate.
If more rooms are booked the hotel is overbooked. The guests get then a room in another hotel. If the hotel rooms are available the guests get a room in the hotel which was overbooked at the time they wanted to check in. But be careful: If that happens too much, the guest will not come any more because they don't like not to get the rooms they have booked.
Categories of rooms:
Single room: One room to sleep and live in.
Double bedroom: One room with to separate beds.
Twin room: One room with two beds standing together.
Multi-bed-room: One room with more than two beds.
Studio: One room with a lobby and built-in cupboards. Sleeping and living area are in one room.
Suite: Several rooms divided into sleeping-, living-, working- and sanitary area.
DEUTSCH
Die Verfügbarkeit freier Zimmer und die Unterteilung der Zimmerkategorien stelle ich heute vor. Dabei werde ich auch auf die verschiedenen Reservierungsmittel eingehen.
Als Reservierungsmittel haben wir den Empfangscomputer, Wandtafeln, den Zimmervermietungsplan und für mittelgroße Hotels das Whitney-System.
Da heutzutage alles elektronisch abläuft, erkläre ich kurz den Empfangscomputer und das Whitney-System.
Wandtafeln werden mithilfe der ausgedruckten Zimmervermietungspläne gestaltet. Diese zeigen waagerecht den Monat und das Datum vom 01. bis 30. bzw. 31.
Senkrecht werden die Zimmernummern mit den jeweiligen Zimmerdaten angezeigt. Die vorhandene Belegung mit An- und Abreisedatum wird dadurch angezeigt.
Das Whitney-System zeichnet sich dadurch aus, dass das Zimmer erst direkt beim Check-In vergeben wird.
Der Reservierungskontrollplan gibt Auskunft über die freien Zimmer, weil er die Anzahl der freien Zimmer angibt. Das Reservierungsrack ist die Vorplanung der Reservierungen und das Zimmerack gibt an, welche Zimmer belegt bzw. frei sind. Das Namensverzeichnis, auch Informationsrack genannt, gibt Auskunft über den Namen des Gastes in alphabetischer, nummerischer und zeitlicher Reihenfolge. Der Portier, die Hausdame und der Telefonist nutzen das Verzeichnis. Das Schlüssel- und Briefrack ist sinnvoll für die Hinterlegung des Zimmerschlüssel und die Post des Gastes.
Das sind die Grundpfeiler für das Whitney-System.
Der Empfangscomputer kann die Kategoriereservierungen aber auch die zimmergenauen Reservierung angeben. Die Kategoriereservierung wird aber bevorzugt, um dem Gast seinen Wunsch bezüglich der Kategorie zu erfüllen. Zum Beispiel Doppelzimmer mit Bad.
Über die freien Zimmer gibt der Kategorienspiegel auskunft. Natürlich werden durch die elektronische Verarbeitung die Zimmerbelegung optimiert. Schnelles Handeln bei plötzlichen Gruppenanreisen ist daher möglich, da sofort die Zimmerbelegung, die Kategorien und die dazugehörigen Preise abgerufen werden können.
Außerdem kann der Hotelier die Kontingentvergabe elektronisch einsehen. Welche Kontingente sind noch offen? Welche laufen in Kürze aus? Welche Reservierungen sind zu stornieren? Durch die Kontingentverwaltung kann man kurzzeitig auch Überbuchungen vornehmen. Sehr sinnvoll, wenn einige Kontingente kurz vor dem Verfall sind und die Zimmer voraussichtlich nicht vermietet werden können. Schnell werden neue Kontingente eingekauft, um die Buchungen zu erhöhen, damit die optimale Auslastung gewährleistet ist. Werden Zimmer doppelt vergeben, so ist das Hotel überbucht. Diese Gäste werden in nächstgelegene Hotels eingebucht. Sind die Zimmer wieder frei, werden die Gäste wieder aufgenommen. Aber Vorsicht: Sollte dieser Fall häufiger eintreten, vergrault der Hotelier seine Gäste!
Übersicht über die Zimmerkategorien:
Einzelzimmer: Ein Raum als Schlaf- und Wohnbereich
Zweibettzimmer: Ein Zimmer mit zwei getrennten Betten.
Doppelzimmer: Ein Zimmer mit zwei zusammenstehenden Betten
Mehrbettzimmer: Ein Zimmer mit mehreren Betten.
Studio: Ein Zimmer mit Vorraum und Einbauschränken. Schlaf- und Wohnbereich in einem Zimmer.
Suite: Mehrere Zimmer, unterteilt in Wohn-, Schlaf-, Arbeits- und Sanitärbereich.
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